Klubbhåndbok

Torvastad IL består av vel 700 medlemmer fordelt på fotball, volleyball, innebandy, idrettsskole, orientering, friidrett, ledere, trenere samt støttemedlemmer

Visjon og mål

Trygghet   Idrettsglede   Likeverd

Aktivitet for alle - alle med!

Torvastad Idrettslag skal gi alle som har lyst til å drive idrett ett godt tilbud, uavhengig av nivå og ambisjoner.

Verdigrunnlag

Målsetting

Torvastad Idrettslag skal gi alle som har lyst til å drive idrett et godt tilbud, uavhengig av nivå og ambisjoner. Vi ønsker å rekruttere så mange som mulig, og beholde utøverne i et trygt klubbmiljø så lenge som mulig.

Torvastad Idrettslag skal legge til rette for gode treningsmuligheter og tilstrebe de behov som kreves for å lykkes.

Aktivitet for alle - alle med!

Fairplay

SAMSPILL PÅ OG UTENFOR BANEN

Verdi

Vi får det TIL

T  Trygghet – alle skal føle seg sett og oppleve mestring i vårt miljø

I   Idrettsglede – er det viktigste for egen utvikling, og for at de skal drive sin aktivitet så lenge som mulig

L  Likeverd

Lov og organisasjonsplan

Torvastad Idrettslag tilpasset sin lov til Norges Idrettsforbunds nye lovnorm på årsmøtet i 2013. Ny organisasjonsplan ble også vedtatt på samme årsmøte.

Lov og organisasjonsplan er lagt ved som egne dokumenter. Det samme er vårt organisasjonskart.

   

ORGANISASJONSPLAN

 

for

 

Torvastad idrettslag

 

 

Vedtatt på årsmøtet ……………………………

 

ORGANISASJONSPLAN Torvastad Idrettslag

 

1.    ÅRSMØTE

Er idrettslagets høyeste myndighet.

Årsmøtet skal behandle

 

1.       Behandle klubbens årsrapportfra:

 

1.1.        Idrettslagets rapport

1.2.        Hovedstyrets rapport

1.3.        Fotballavdelingen

1.4.        Friidrettsavdelingen

1.5.        Orienteringsavdelingen

1.6.        Innebandyavdelingen

1.7.        Idrettsskolen

 

2.       Godkjenneklubbens regnskaper i revidert stand fra:

 

2.1. Fotballavdelingen

2.2. Friidrettsavdelingen

2.3. Orienteringsavdelingen

2.4. Innebandyavdelingen

2.5.Idrettsskolen

2.5. Drift&Administrasjon

2.5. Idrettslagetstotal-regnskap

 

3.       Behandle Innkomneforslag.

 

4.       Bestemme klubbensorganisasjonsplan

 

5.       Fastsette kontingent forpåfølgende år

 

6.       Godkjenne totalbudsjettetfor Torvastad IL

 

7.       Foreta valg av:

a)Leder og nestleder

           b)5-7 styremedlemmer og personlige varamedlemmer

           c)Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan

d)2 revisorer

           e)Representanter til ting og møter i de organisasjoner idrettslaget ertilsluttet.

           f)Valgkomite med leder og 5 medlemmer

 

Lederog nestleder velges enkeltvis. De øvrige medlemmer og varamedlemmer til styretvelges samlet.

 

2.     HOVEDSTYRET

 

BESTÅR AV:

Leder                    (velges på  årsmøtet)*

Nestleder                          (velges på  årsmøtet)*

Styremedlem         (leder  Fotballavd)

Styremedlem         (leder  Friidrettsavd)

Styremedlem         (leder  Orienteringsavd)

Styremedlem          (leder Innebandy)

Styremedlem         (leder  Idrettsskolen)

Styremedlem         (nestleder  Fotballavd)

Styremedlem              (leder Bygg&Anlegg)

Sekretær                          Daglig leder

 

* Hvis det ikke velges frittstående leder/nestleder på årsmøtet,  rykker leder i

Fotballavdelingen opp som leder av  idrettslaget, mens nestleder rullerer

mellom de andre lederne av  de sportslige avdelingene

 

 

Hovedstyretssammensetting.

Lagets Hovedstyre skal bestå av flg. Representanter:

Leder og Nestleder, Leder Friidrettsavdelingen, Leder Orienteringsavdelingen, Leder og nestleder Fotballavdelingen, Leder Innebandyavdelingen, Leder Idrettsskolen og leder i Bygg&Anlegg. Hvis ikke egen Leder og nestleder velges på årsmøtet blir Leder av Fotballavdelingen også Hovedstyrets Leder.  Hovedstyrets nestleder rullerer eventuelt mellom ledere Orientering, Friidrett, Innebandy og Idrettsskolen. Det skal velges personlige vararepresentanter til alle styremedlemmer

Samtlige av hovedstyrets medlemmer skal velges på idrettslagets årsmøte etter innstilling fra valgkomiteen.

Dagligleder i idrettslaget har møterett og er sekretær, men ikke stemmerett i Hovedstyret.

 

Hovedstyret oppgaver (§ 14 i idrettslagets lov mednoen tillegg)

Idrettslaget ledes og forpliktes av hovedstyret, som er idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene og skal påse at lagets vedtekter og retningslinjer blir fulgt.

Hovedstyret skal

·       Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser.

·       Forestå idrettslagets administrasjon og føre nødvendig kontroll med lagets totale økonomi i henhold til de for idretten til en hver tid gjeldende instrukser og bestemmelser.(17)

·       Oppnevne etterbehov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeidemandat/instruks for disse.

·       Representereidrettslaget utad.

·       Hovedstyret skaltil Årsmøtet fremme årsrapport og forslag til budsjett for det kommende år.

·       Være ansvarligfor at aktiviteter innen gruppene samordnes ved oppsett av for eks.aktivitetsplaner

·       Være bestemmendeorgan om hvilke inntektskilder gruppene får utover det de kan fremskaffe selv.

·       Være ansvarligfor kontingent innkreving og fordeling av kontingenten.

·       Være ansvarligfor at det blir laget handlingsplaner, etc. for avdelingene og idrettslaget.

·       Arrangere fellesmedlemsmøter

·       Oppnevne basar komité

Hovedstyreter overordnet de forskjellige avdelingsstyrer, men skal ikke gjøre inngripen iavdelingsstyrenes virksomhet uten at det er fare for økonomisk utglidning ellerbrudd på disse lover og bestemmelser fastsatt av NIF.

Prinsippetfor styringsformen vis a vis avdelingene er " frihet underansvar".  

Deenkelte avdelinger kan bringe eventuelle tvistesaker og annet inn forHovedstyret.


3.    DIPLOM KOMITÉ

Består av:Leder, Sekretær,Medlem      

 

o       Komiteen skal ha ansvar for å ha oversikt over klubbens medlemmer slikat de kan få diplomer, pokaler og andre utmerkelser etter oppsatte statutter      

 

 

INSTRUKS BYGG & ANLEGG:

 

BYGG & ANLEGG skal hadet fulle ansvar for lagets anlegg. samt ha ansvar for planlegging av nyeanlegg.  

 

INSTRUKS BYGG & ANLEGG:

1.         Ha ansvaret for drift og vedlikehold av eksisterende anlegg,herunder stengning og åpning        avgrasbanen og foreta kontinuerlig vurdering av bruken.

2.         Ha ansvaret for at baner er merket til kamper.

3.         Forestå utleie av klubbhus.    

4.         Sørge for vask og rengjørings rutiner etter nærmere avtalemed Hovedstyret.

5.         Planlegge nye anlegg, og utarbeide anleggsplan for klubben.

6.         Opprette prosjekt- og arbeiderkomiteer etter behov, foreksempel ved nyanlegg.

 

 

 

DIPLOM KOMITÉ

Består av: Leder, Sekretær, Medlem      

 

Komiteen skal ha ansvar for å ha oversikt over klubbens medlemmer  slik at de kan få diplomer, pokaler og andre utmerkelser etter oppsatte  statutter.

 

 

INSTRUKS DIPLOMKOMITÉ:

1.     Komiteen skal årligajourføre arkiv over spilte kamper, antall aktive år

     innen særidretter og tillitsverv.

2.     Foreslå kandidater tilÆresmedlemskap overfor Hovedstyret.

3.     Tildele diplomer, pokaler ogstatuetter til medlemmer som ifølge oppsatte statutter skal ha dette.

4.     Tildele "Torvastad-kruset”.

 

 

ARKIVARER

Består av: Valgte arkivar(er) og daglig leder

 

Komiteen skal  holde klubbens arkiv àjour, og sørge for at nødvendig materiell arkiveres og  tas vare på etter årsmøtet

 

1.     Arkivere klubbens regnskaper i minst 10 år.

2.     Arkivere årsrapporter og referater.

3.     Arkivere alle nødvendige tegninger og godkjennelserfor Torvastad Idrettssenter.

4.     Sørge for at det lages utklippsbøker fra alt somskrives om Torvastad Idrettslag iaviser, etc

 

 

 

 

VALG- KOMITÉ

Består av:

Leder blir oppnevnt av Fotballavd.

Medlem fra Orienteringsavd., fra Friidrettsavd, Innebandy.  og fra Idrettsskolen

Medlem fra Fotballs Ungdomsavdeling

Trenerkoordinator i Ungdomsavdeling

 

Komiteen skal ha ansvar for klubbens valg av nye medlemmer ved  årssamlinger, årsmøter, og ved andre anledninger der det er behov for å velge  nye medlemmer.

 

Skal altså skaffe medlemmer til:

 

  • Hovedstyret
  • Valgkomite
  • Diplomkomite
  • Avdelingstyrene
  • Underkomiteer og utvalg
  • Alle trenere, ledere og foreldrekontakter rundt     gruppene i laget

 

 

ØKONOMIUTVALGET

BESTÅR AV:

Daglig leder

Økonomileder i Idrettskolen.

Økonomileder i Fotballavd.

Økonomileder iFriidrettsavd.

Økonomileder i  Orienteringsavd.        

 

 

 

Økonomiutvalgets oppgave erå koordinere lagets økonomiske virksomhet på tvers av avdelingene, og selv tainitiativ til tiltak.

 

INSTRUKS FORØKONOMIUTVALGET:

1.         Utvalget skal koordinere og fordele ansvar i forhold tilaktivitetsplan og påse at             oppgaverutføres.

2.         Samordne klubbens sponsorvirksomhet, annonser ogreklametiltak.

3.         Opprette komiteledere som innenfor sin avdeling skal sørgefor komiteer for                         gjennomføringav inntektsbringende tiltak


 

6.     GRUPPER /  AVDELINGER I IDRETTSLAGET

 

Torvastad Idrettslag er organisert  med følgende avdelinger:

-         Fotballavdelingen

-         Friidrettsavdelingen

-         Orienteringsavdelingen

-         Innebandyavdeling

-         Idrettsskolen

 

Disse ledes av valgte styrer.  Avdelingene bestemmer opprettelse av underavdelinger eller grupper, og  hvordan disse skal organiseres og ledes.

 

Fra og med 2013 har vi opprettet en Volleyballgruppe med  aktiviteter for barn fra 10-17år. Denne gruppen er foreløpig  lagt under Hovedstyret

 

 

Foravdelingenes økonomiske forpliktelser hefter hele idrettslaget, og avdelingenkan ikke inngå avtaler som binder opp de øvrige avdelinger eller heleidrettslaget. Til slike avtaler må man ha Hovedstyrets/ årsmøtets tillatelse ogden/de berørte avdelingers samtykke.

 

Økonomisk drift av avdelingene.

Avdelingeneskal være økonomisk selvstendige enheter som selv skal sørge for sine inntekterog forestår sine utgifter i henhold til vedtatt budsjett. Et eventueltunderskudd/overskudd kan/skal overføres til det påfølgende år vedårsregnskapets avslutning.

Fordelingav det som kalles "fellesinntekter" fremgår av punktene nedenfor. Endringav denne fordelingen kan kun skje ved at saken bringes inn for lagetsHovedstyre. Et mindretall i Hovedstyret har anledning til å ankespørsmål/avgjørelser om fordeling av inntekter inn for Torvastad idrettslagsårsmøte. Her må anken vedtas med 2/3 flertall.

 

Idrettsskolens drift.                                                                

Hovedstyretskal ha det økonomiske ansvaret for at der kan drives en idrettsskole i henhold til NIFs "Bestemmelserom barneidrett".   Idrettsskolen som sådan er en selvstendig avdelingmed eget styre og som på samme måte som de øvrige avdelinger skal skolensledelse være ansvarlig for å skaffe til veie egne inntekter i tillegg til dettilskudd som Hovedstyret yter.

 

Styret i de idrettslige avdelingene.

Styreti de idrettslige avdelingene er avdelingens høyeste myndighet mellomårssamlingene.

 

Styreti avdelingene skal:

a.      Iverksette årsmøtets og overordnet idrettsmyndighetersvedtak og bestemmelser.

b.     Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer forspesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse.

c.      Administrere og føre nødvendig kontroll medavdelingens økonomi i henhold til de for idretten til enhver tid gjeldendeinstrukser og bestemmelser.

d.     Utarbeide avdelingens overordnede målsetting og sørgefor gjennomføring av de nødvendige tiltak for å nå denne målsetting innenfor deøkonomiske rammer som gis.

e.      Være ansvarlig for å skaffe til veie alternativeinntektskilder

f.      Være ansvarlig for søknader til stat og kommune(skalunderskrives av idrettslagets leder).

g.     Fremme regnskapsoversikter til Hovedstyret nårHovedstyret ber om det.      

h.     Representere avdelingen utad.

i.       Fremme forslag til diplomkomiteen vedr administrativeutmerkelser samt bestemme hvem som skal få erkjentlighetsgaver og idrettsligeutmerkelser innen egen avdeling.

Årssamlinger i avdelingene.

 

Avdelingeneshøyeste myndighet er årsmøtet i Torvastad Idrettslag som holdes hvert år ifebruar/mars.

 

Hveravdeling skal ha årssamling forut for idrettslagets årsmøte. Her skal deidrettsfaglige saker behandles, og avdelingene skal finne kandidater til egnelederverv samt foreslå kandidater til sentrale verv i idrettslaget. Slikeforslag skal oversendes lagets valgkomite.

Utdelingav utmerkelser for idrettslige prestasjoner innen egen avdeling utdeles påårssamlingen.

Allemedlemmer i Torvastad idrettslag har adgang til årssamlingen.

Årssamlingenkan invitere andre personer og/eller media til å være tilstede.

Årssamlingener vedtaksført med det antall stemmeberettigede medlemmer som møter. Ingen harmer enn en stemme., og stemmegivning kan ikke skje ved fullmakt.

 

Årssamlinger i mindre avdelinger.

 

Avdelingeri Torvastad Idrettslag som er så små at de finner det vanskelig å ha egneårssamlinger kan ha årssamlingersammen med en annen avdeling.

 

Ekstraordinære årssamlinger

 

Ekstraordinær årssamling iavdelinger i idrettslaget innkalles av avdelingens styre med minst 14 dagersvarsel etter:

 

a) Vedtak på årssamling iavdelinger.

b) Vedtak i styret iavdelingen.

c) Skriftlig krav fra 1/3 avidrettslagets medlemmer.

 

Ekstraordinær årssamling i enav idrettslagets avdelinger skal bare behandle de saker som er angitt ivedtaket eller i kravet om innkalling av årsmøtet.

 

Årssamlingenes oppgaver.

 

Årssamlingeneskal:

1.     Behandle avdelingens årsmelding

2.     Behandle innkomne forslag.

3.     Foreslå avdelingens budsjett for neste år.

4.     Bestemme avdelingens indre organisasjon

5.     Velge:

a.      Leder

b.      Nestleder

c.      styremedlemmer ogeventuelle varamedlemmer

a.      velge representanter til ting og møter i deorganisasjoner avdelingen er tilsluttet.

b.     velge avdelingens valgkomite for neste periode.

e.      velge eventuelle medlemmer til underkomiteer, lag oggrupper

6.     Forestå utdeling utmerkelser for idrettslig innsats.

7.     Utdele stipend, dersom avdelingen har innstiftet etslikt.

 

 

 

 

7.    TURNERINGSKOMITE

 

Avd. styret kan selvoppnevne komiteer for turneringer og stevner som Utvalget/avdelingenarrangeres.

 

Disse komiteer skalforberede turneringen, planlegge og lede gjennomføringen, og sørge for denødvendige inntekter gjennom Annonsesalg og Sponsoravtaler (koordineres avdaglig leder), kafesalg og kiosksalg m.m.

En slik komité kan haunderkomiteer (arbeiderkomiteer) for ulike aktiviteter som; program inkl.annonsesalg, kafé og kiosksalg, overnatting osv.

En Turneringskomite skalikke føre eget regnskap, men avdelingen kan føre "prosjektregnskap"som inngår i avdelingens totalregnskap.

 

 

8.    ANDRE GRUPPER  TILSLUTTET TORVASTAD IDRETTSLAG

 

Dette punkt i forskriftene gir grupper(oldermannslaug, damegruppe etc.) anledning til å konstituere seg, og velgetilknytningsform til idrettslaget utenom organisasjonsplan, lover ogforskrifter.


 


 

9.    FORDELING AV INNTEKTER

 

Tidligere fellesinntekter for Torvastad idrettslag ble på  årsmøtet 1992 fordelt på avdelingene. På ekstraordinært årsmøte 260194 fikk  vi en Bygg og anleggsavdeling i stedet for en Driftsavdeling, og fordelingen  ble justert. Behov for ny fordeling til 1999 kommer pga nye inntekter og ny  organisasjonsform.

Behov for ny fordeling 2002 kommer pga bortfall av  friidrettsgruppa og pga endrede inntekter for gruppene.

Ny fordeling i 2005 da Friidrett igjen ble en aktiv avdeling.

Siste fordeling er bestemt i 2008 da Bygg&Anlegg legges inn  under hovedlaget.

Inntektene og utgiftene fordeles slik:

 

 

 

DRIFT & ADMINISTRASJON

- del av medlemskontingenten

- del av basarinntektene

- del av driftstilskudd frakommunen

- del av tilskudd fra NIF

- del av sponsoravtaler

- del av arenareklame

- driftsavtalen med kommunen

- tilskudd daglig leder

- tilskudd tilrep/vedlikehold

- tilskudd til prosjekter

- tilskudd fra tippemidler

- leieinntekter hus og anlegginkl. skole

 

FOTBALLAVDELINGEN

- del av medlemskontingenten

- del av basarinntektene

- del av driftstilskudd frakommunen

- del av tilskudd fra NIF

- del av sponsoravtaler

- del av arenareklame

- programbladet

- påskelotteriet

- billettinntekter, salg ogandre inntekter på arrangement

-aktivitetskontingent

-dugnad

 

ORIENTERINGSAVDELINGEN

- del av medlemskontingenten

- del av basarinntektene

- del av driftstilskudd frakommunen (kun hvis flere aktive under 20år)

- del av tilskudd fra NIF(kun hvis flere aktive under 20år)

- billettinntekter, salg ogandre inntekter på arrangement

- kartsalg og utleie av målur

- inntekter fra egenskaffetdugnad og sponsor

 

 

FRIIDRETTSAVDELINGEN

- del av medlemskontingenten

- del av basarinntektene

- del av driftstilskudd frakommunen

- del av tilskudd fra NIF

- billettinntekter, salg ogandre inntekter på arrangement

- inntekter fra egenskaffetdugnad og sponsor

 

INNEBANDYAVDELINGEN

- del av medlemskontingenten

- del av basarinntektene

- del av driftstilskudd frakommunen

- del av tilskudd fra NIF

- billettinntekter, salg ogandre inntekter på arrangement

- inntekter fra egenskaffetdugnad og sponsor

 

 

IDRETTSSKOLEN

- del av medlemskontingenten (ikkeaktuelt fom 2012 til ubestemt)

- del av basarinntektene

- billettinntekter, salg ogandre inntekter på arrangement herunder TORVALL

- inntekter fra egenskaffetdugnad og sponsor

 

KIOSKSALG

Kiosksalget overlates til denenkelte avdeling når de har arrangementer. Den enkelte avdeling må holde eteventuelt varelager selv.

 

IDRETTSKOLENS ØKONOMISKE VILKÅR

I tillegg til det som står §2.3. i loven gjelder følgende:

Idrettskolen er idrettslagetsfelles ansvar og skal derfor garanteres nok inntekter til driften. Idrettsskolenfår andel av basarinntektene fastsatt av Fordelingsnøkkelen De øvrige inntekterskal idrettsskolen selv skaffe til veie. Øvrige inntekter skaffes gjennomdiverse arrangement, Torvall, m.m.

 

DIPLOMKOMITE

Diplomkomite må påse atinnkjøp utmerkelser belastes korrekt gruppe.

 

BASAREN

Basaren er etfellesarrangement for hele idrettslaget. Alle avdelinger har rett til å væremed på basaren, og får sin del av inntektene ut fra innsats.

 

 

10.  NOEN GENERELLE INSTRUKSER FOR DE  TILLITSVALGTE:

Fullstendige  instrukser/arbeidsbeskrivelser for alle tillitsvalgte finnes i Torvastad Idrettslags  instrukser:

 

 

LEDER I AVDELINGSSTYRENE:

1.         Har ansvaret for avdelingen og skal ha den totale oversiktover avdelingen.

2.         Innkaller til, og leder, møter i avdelingsstyre.

3.         Følger opp avdelingens målsettinger, og iverksetter devedtak som er fattet av                         avdelingsstyrereller overordnet organ.

4.         Fordeler avdelingens post.

5.         Tiltrer Hovedstyret på vegne av avdelingen.

 

NESTLEDER I AVDELINGSSTYRENE:

1.         Er lederens stedfortreder.

2.         Har ansvar for utarbeidelse av avdelingens målsetting oghandlingsplan.

3.         Er ansvarlig for avdelingens utdanning, og kartlegging avutdanningsbehov.

4.         Er 1.vararepresentant for leder til Hovedstyret.

5.         Nestleder i Fotballavd. tiltrer Hovedstyret

 

STYREMEDLEMMER I AVDELINGSSTYRENE:

1.         Styremedlemmene fordeler arbeidsoppgavene i avdelingsstyreti mellom seg.

2.         Hvert styremedlem skal ha konkrete arbeidsoppgaver beskreveti egen instruks.

 

LAGLEDERE/OPPMENN:

1.         Er det enkelte lag/gruppes administrative leder.

2.         Skal føre frammøteprotokoll.

3.         Skal føre kampstatistikker, som skal meldes til sekretær ogArkiv-                                                Diplom/Merke komité senest ettersesongslutt.

4.         Har ansvaret for sitt lags kamparrangement, herunder åskaffe dommer.

5.         Skal arrangere spiller- og foreldremøter.

6.         Har ansvaret for å planlegge, og gjennomføre, eventuellturnering/tur deltagelse.

7.         Kan også fungere som hjelpetrener.

8.         Er ansvarlig for lagets drakter og utstyr.

 

TRENERE:

1.         Kan ha et ansettelsesforhold.

2.         Er ansvarlig for det enkelte lags sportslige aktiviteteretter oppsatte retningslinjer  ogmålsettinger.

3.         Er ansvarlig for uttak av lag og sørge for at allespiller/deltar like mye. Han kan             samråseg med hjelpetrener/lagleder.

 

FORELDREKONTAKT

Hvert enkelt lag/gruppeunder avdelingene i aldersgruppen 5-19 år skal ha sin foreldrekontakt. Dennehjelper/avlaster lagleder/oppmann med administrative gjøremål, som å skaffedugnadshjelp, transport til kamper/stevner, samt være det enkelte lagskontaktperson til foreldreutvalget

 

Rollebeskrivelse kvalitetsklubbansvarlig.

Kvalitetsklubbansvarlig skal:

·     Ha inngående kunnskap omkvalitetsklubb-konseptet og være pådriver for arbeidet med kvalitetsklubb

·      Være klubbens overordnede kontaktperson mot krets og forbund påspørsmål knyttet til konseptet.

·      Overordnet ansvarlig for at relevante dokumenter blir oppdatert årligslik at klubbens kvalitetsklubbstatus

·     Sette kvalitetsklubbkonseptet påagendaen til styret slik at man etterlever de retningslinjene som er lagt

·     Være ansvarlig og pådriver forgjennomføring av egenmelding

Rollebeskrivelse –Fair play ansvarlig

 

·       Klubbenshjemmekamper skal gjennomføres etter NFFs Fair Play kriterier

·       Informasjonvedrørende fair play skal oversendes alle lagledere

·       Deter anskaffet kampvertvester, bannere samt foreldrevett regler.

·       FairPlay er tema på alle møter med trenere/lagledere.  

·       Allelag skal ha en kampvert til sine hjemmekamper. Ansvar påligger lagleder.

·       Laglederog kampvert gjennomfører, sørger for at, punktene på side 27 i fair play heftetfra NFF blir overholdt.

·       Allearrangement blir gjennomført med Fair Play som viktig ballast, og er en avgrunnpilarene ved planlegging og gjennomføring (cup, fotballskole, trening,kampgjennomføring, osv.)

·       Fairplay skal også være i fokus på klubbens hjemmeside og i sosiale medier.  

Instruks for FIKS-ansvarlig

Beskrivelse:
Torvastad IL sin FIKS-ansvarlig skal påse at klubbens ledelse til enhver tid kjennertil alle påkrevde FIKS-oppgaver. 


Hovedmålsetning – sørge for forankring –brukeradministrasjon - brukeropplæring
Oppgaver/Veiledning


Denne funksjonen er lagt inn under daglig leder 

FIKS-ansvarligs oppgaver:


1. Forankring – påse at klubbens ledelse til enhver tid kjenner til alle påkrevde FIKS-oppgaver. Viktig oppgave som gjør ledelsen i stand til å legge dette inn i arbeidsbeskrivelser som klubben jobber etter, og dermed legge til rette for at FIKS blir en naturlig del av klubben. Forankring er også viktig for at klubben skal kunne se at FIKS faktisk gjør at klubbhverdagen blir enklere.


2. Brukeradministrasjon – påse at klubben til enhver tid har personer i klubben med nødvendige ”tilganger” til FIKS. 
Behovet vil variere, men klubben skal ha følgende tilganger til:
a) To personer i administrasjonen med rettighet som ”Klubbadministrator”
b) Alle lagledere (kontaktpersoner) som skal registrere elektroniske kamprapporter med rettighet som ”Klubbruker”

NFF Rogaland  er ansvarlig for å opprette brukere inn underpunkt a).

Brukere med rettighet som ”Klubba dministrator”er ansvarlig for å opprette brukere innunder punkt b).


3. Brukeropplæring – påse at personer med tilgang til FIKS innehar riktig kompetanse til å utføre påkrevde oppgaver.Dette gjøres i samarbeid med klubbens krets kontor.

Klubbdrift og rutiner

Krav om politiattest i Torvastad Idrettslag

Styret i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) vedtok 10. mars 2008 at hele norsk idrett skal kreve politiattest mot seksuelle overgrep mot barn. Ordningen gjelder for alle som skal utføre oppgaver som i vesentlig grad innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Ordningen trer i kraft 1. januar 2009.

I Torvastad idrettslag blir ordningen håndtert på følgende måte:
Alle ansatte og frivillige som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming skal fremskaffe politiattest.

Dette gjøres i samråd med:
Daglig Leder i Torvastad IL:

Ingolf Steensæs
ingolf@torvastad.no
Tlf: 917 75 660

Klubbens representant har taushetsplikt overfor uvedkommende i forhold til de opplysninger de får kjennskap til.

Politiattesten inneholder kun opplysninger om personen for tiden er siktet/tiltalt eller tidligere ilagt forelegg/dømt for brudd på bestemmelser i straffeloven om seksualforbrytelser overfor barn. Idrettslaget har ikke anledning til å be personen om å innhente politiattest for andre straffbare forhold. Innhenting av politiattest er gratis.

Innhenting på en-to-tre-fire:

Søkeren må ha en bekreftelse utstedt av Torvastad idrettslag v/daglig leder. Last ned og fyll ut bekreftelse politiattest som finnes øverst til høyre på denne siden.
Søknaden om politiattest fylles ut elektronisk på https://attest.politi.no/. Bruk kategori og formål: Frivillige organisasjoner. Signert bekreftelse fra Torvastad IL (TIL) lastes opp som vedlegg på denne elektroniske søknaden. NB! Du trenger bank-id eller innlogging i ID-porten (Min ID) for å gjøre dette.
Politiet sender attesten som ordinær post til den søknaden gjelder for. Den sendes ikke til idrettslaget.
Etter at den søknaden gjelder mottar vedtak fra Politiet, skal politiattest fremvises Daglig Leder TIL. (TIL mottar ikke kopi av dedtak). Torvastad idrettslag skal ikke lagre attesten, men kun få den framvist til gjennomsyn.
Personer som ikke har fremvist politiattest uten merknad, kan ikke settes til oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming.

Økonomi - Plan for Økonomistyring

Økonomiske prinsipp

Den overordnede økonomistrategi er at drift og investeringer skal være selvfinansiert gjennom inntektsbringende tiltak og egenandeler.

  1. Budsjett
  2. Regnskap
  3. Økonomistyring og kontanthåndtering
  4. Bruk av bankkonto
  5. Lagskasse
  6. Regningsbetaling
  7. Bilgodtgjørelse/reiseregning
  8. Økonomiskansvar
  9. Innkreving

Idrettslaget er regnskaps- og revisjonspliktig og følger bestemmelsene i regnskapsloven med tilhørende forskrifter.

Idrettslagets  regnskap skal omfatte alle inntekter og utgifter, også for arrangementer av ikke-sportslig art som tilskudd, gaver lotterier og lignende.

Regnskapsåret skal være 12 måneder og følge kalenderåret.

Regnskapene skal registreres etter regnskapsprinsippet. Det betyr at inntekter skal registreres i den periode de er inntjent og utgifter skal registreres i den periode de er påløpt. Dette innebærer at fordringer, gjeld og andre forpliktelser skal framgå av regnskapet.

Bokførte opplysninger skal være dokumentert. Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering.

Fotballavdelingens regnskap inngår som en del av årsregnskapet til Torvastad IL Årsregnskapet skal bestå av resultatregnskap, balanse og noter. Resultatregnskapet og balansen skal settes opp med sammenligningstall for fjoråret.

(Årsmøtet i idrettslaget fortar den endelige fastsettelsen av årsregnskapet og avgjør hvordan overskudd skal anvendes eller hvordan underskudd skal dekkes.)

Finansiering

Torvastad IL ønsker til enhver tid å ha orden på økonomiske forhold. Den overordnede økonomistrategi er at drift og investeringer skal være selvfinansiert gjennom inntektsbringende tiltak og egenandeler. Vi vil ikke bruke mer penger enn vi har, og vil ikke belaste foreldre og spillere med utlegg som ikke er avtalt.

Idrettslaget  blir finansiert gjennom:

  • Medlemskontingent og treningsavgift
  • Egenandeler
  • Dugnader
  • Sponsorinntekter
  • Tilskudd fra Kommune og f.eks. LAM midler (Lokale Aktivitets Midler)
  • Inntekter fra klubben egne arrangement, basar, lotteri og  sportslige arrangement

Kontingenter

Alle medlemmer  i Torvastad IL skal betale kontingent. Kontingenten består av medlems kontingent og aktivitetskontingent. Årsmøtet vedtar satser for det enkelte år. Ingen spillere har anledning til å trene eller spille kamper uten at kontingenten er betalt. Gjennom kontingenten er spilleren forsikret. Se egen informasjon  om forsikringsordninger. Når kontingent er betalt er en å regne som medlem i Torvastad IL, og en har da stemmerett på årsmøtet. Alle med verv i idrettslaget, også lagledere og trenere er forpliktet til å betale medlemskontingent. Fritak fra å betale kontingent må eventuelt skrives i en egen lønnsavtle/treneravtale. For disse vil (medlems)kontingenten bli betalt av idrettslaget.

Æresmedlemmer blir ikke fakturert for medlemskontingenten

Rabatt/søsken moderasjon. Torvastad idrettslag kan innføre maksbeløp for medlemskontingent og treningsavgift for en familie.

Satser for medlemskontingent og treningsavgift finnes under  KLUBBDRIFT OG RUTINER

Dugnad i Torvastad IL

Dugnadsbasert arbeid er sammen med medlemskontingent den viktigste inntektskilden til idrettslaget. Vi er derfor avhengig av at foreldre/foresatte stiller opp på de dugnadene som idrettslaget kaller inn til.

Arbeidsoppgaver kan variere fra år til år, men informasjon om dugnad skal gå ut i god tid på forhånd. Lagleder/foreldrekontakt har ansvar for å fordele foreldrene på de ulike dugnadene.

Faste dugnader er kiosk vakt ( en til to vakter pr. halvår ?)  og sportslige arrangement som Karmøy Cup, TORVALL, Bjørgenedagen, etc

Det er et ønske om at alle foreldre/foresatte skal bidra med dugnadsinnsats for idrettslaget hvert år

Egenandeler

Ved deltakelse på noen arrangement må det påregnes å betale en egenandel. Eksempel er deltakelse på Norway Cup, Lyngdal Cup Dana Cup og tilsvarende.


Budsjett

Idrettslaget skal hvert år utarbeide budsjett for kommende år. Det budsjetteres på kontonivå, det vil si på et mest mulig detaljert nivå og tilsvarende det som i brukes i resultat regnskapet. Det gjør at avvik lett kan følges opp.

Alle avdelinger i idrettslaget skal utarbeide budsjett og bruke samme kontoklasser.  Til sammen vil alle budsjettene i alle avdelinger utgjøre klubbens totale budsjett, som skal godkjennes som egen sak på årsmøtet.


Økonomistyring

Gode interne rutiner for økonomistyring og etablerte kontrollrutiner er viktig for en sunn økonomi i idrettslaget. Det er hovedstyrets plikt å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering, og dokumentasjon av regnskapsopplysningene.

Torvastad IL har engasjert egen regnskapsfører …………………………………………..

Alle bilag skal attesteres av 2 personer, en fra valgte styrer i avdelingen, og en ansatt

Økonomisk status skal være sak på samtlige Hovedstyremøter. I avdelingenes styremøter skal økonomi settes på saksliste minimum hvert kvartal.

Det er viktig å påpeke at for avdelingens forpliktelser hefter hele idrettslaget, og avdelinger kan ikke representere idrettslaget utad uten styrets godkjennelse. Det vil si at avdelingen (med de ulike lagene) er økonomisk underlagt hovedlagets styre og årsmøte.

Opptak av lån skal være vedtatt på årsmøtet


Bruk av bankkonto

Idrettslaget  disponerer følgende bankkonti:

3361.15.64800           Driftskonto DA        

3361.15.64762           Fotball                      

3361.15.64746           Friidrett                                

3361.15.64770           Innebandy

3361.18.02140           Volleyball                  

3361.15.64797           Orientering                

3361.15.64789           Kartfond O.avd.      

3361.15.64681           Idrettsskolen            

3361.15.64673           Anleggskonto

3361.15.64711           Kontingent                

3361.15.64754           Skattetrekk                

3361.15.68261           Peder S. Idrettsfond

I henhold til NIF’s lov skal bankkonti disponeres av to personer i felleskap. Idrettslagets daglige leder og regnskapsfører  disponerer alle bankkonti.   Alle andre disponenter skal godkjennes av styret.

Idrettslagets bankforbindelse er Skudenes&Aakra sparebank.


Regningsbetaling

Avdelingens (Idrettslagets) sine inngående fakturaer skal attesteres av to personer, før den som disponerer bankkonto kan foreta betaling. Før refusjon av eventuelle kontantutlegg, skal kontantbilaget signeres av to personer før utbetaling.


Lagskasse

Det er ikke tillatt med egne lagskasser i idrettslaget. Ingen lag kan derfor benytte private bankkonti til lagskasse.

All økonomi med tilhørende transaksjoner skal bokføres i idrettslagets regnskap.


Bilgodtgjørelse og reiseregninger

Trenere, lagledere eller andre kan få dekket utgifter til kjøring i forbindelse med oppgaver utført for klubben. Før reiseutgifter kan kreves refundert må det være akseptert av styret. Det skal brukes godkjente bilgodtgjørelses skjema og reiseregninger som er i henhold til lovkrav.


Innkreving og innbetalinger

Innkreving skal alltid gjøres  til idrettslagets bankkonto.  Drifts konto skal benyttes, hvis ikke annen konto er spesifisert.

All kontingent innbetaling til egen konto.

Informasjon og kommunikasjon

Torvastad's viktigste kommunikasjonsplattform er klubbens hjemmeside, www.torvastad.no.  Her kan aktive, tillitsvalgte, medlemmer og interesserte forøvrig finne relevant informasjon om klubben og aktuelle aktiviteter og saker.  Klubben har også en egen Facebook-side som benyttes til de samme formål.  Hjemmesiden og Facebook-siden redigeres av klubbens administrativt ansatte og styreledere

I tillegg er det en oppslagstavle ved inngangen til garderober på klubbhuset som kan benyttes til informasjon om arrangement / kunngjøringer.

Etterhvert vil informasjon om aktiviteter også være tilgjengelig på Info-skjerm i vestibyle både på klubbhuset og i Torvastad Arena

Når det gjelder kommunikasjon med media og offentlighet vil saker som vedrører klubbdrift og klubbpolicy håndteres av daglig leder og / eller styreleder.

Rekrutteringsplan

Torvastad IL skal ha en plan som beskriver hvordan de rekrutterer nye årskull med spillere og hvordan spillerne blir tatt i mot og gitt et likeverdig tilbud

Rekrutteringsansvarlig skal ta kontakt med barnehager i januar til å rekruttere inn de kull som fyller 4 år i løpet av året. I starten av august må rekruteringsansvarlig også rekruttere blant høstens nye skolekull. Ved fylte 9 år vil rekruteringsansvarlig komme inn å informere om overgang mellom barneidretten og ungdomsidretten.

Det er ønskelig at hvert kull opplever noenlunde samme introduksjon til sportshverdagen ved alle oppstarter. Som rekruteringsansvarlig får du hovedansvar for å kartlegge og rekruttere trenere og støtteapparat til de nye årskullene.

Ved det første møtet stiller du gjerne med andre trenere og personell for å starte opp kullets kjennskap til idrett, lek og bevegelse. Dette vil vi gjøre i minimum 3 uker, dette for videreføre våre verdier til de nye trenere og apparater som overtar.

I løpet av høsten/vinteren det første året er det ønskelig at du i samarbeid med klubben gjennomfører et foreldremøte for de nye årskullene. Her er det naturlig at Torvastads verdier, mål og retningslinjer blir presentert, samt kontingenter og annen nyttig informasjon, informer tidlig at trener som tar ansvar vil bli kurset på vegne av Torvastad IL.

I løpet av sesongen skal rekruteringsansvarlig fronte de to hovedarrangementer Torvastad IL jobber med:

- Torvall, Idrettskolesarrangementer med fokus på fotball, friiderett og orientering.  I mai, for barn i alder 4-10 år.

- Tine Fotballskole. I august, for barn fra og med 8 år

Lederkurs

Kursene for alle som har ansvar for å lede andre i klubbhverdagen.

Godt organiserte klubber med riktig kompetanse i alle ledd er den viktigste forutsetningen for mer og bedre fotballaktivitet. Og ingen er viktigere i det arbeidet enn lederne.

En leder i denne sammenhengen er ikke bare styrelederen, men ledere på alle nivåer i den store fotballfamilien. Felles for dem alle er at de har flere rammer og retningslinjer å forholde seg til.

De ytterste rammene er definert av norsk lov og idrettsforbundet. Innenfor dette må klubbene selv definere sine styringsverktøy, sine mål og verdier, sine handlingsplaner og budsjetter. De må gi den enkelte leder et tydelig ansvar og en like tydelig stillingsinstruks. Bare på den måten kan vi alle dra i samme retning og skape fotballglede, muligheter og utfordringer for alle.

Vi vet at klubbledere i fotball-Norge sitter inne med kompetanse og erfaringer som er til stor nytte for andre. Derfor er det laget et kursopplegg som i større grad enn før inspirerer til ettertanke og kunnskapsdeling. Fotballeder 1-3 er en kursstige som gir mange svar, men som også stiller mange spørsmål. Bruk disse spørsmålene aktivt, både til egenrefleksjon, plenumsdiskusjoner og gruppeoppgaver.

Fotballeder 1-3 har fått en undertittel som heter «FORSTÅ – LEDE – UTVIKLE». De tre ordene forteller på korteste måte hva det enkelte kurset handler om. Og rekkefølgen er ikke tilfeldig.

Link til NFFs sider om lederutdanning:

http://www.fotball.no/Utdanning-og-kompetanse/Klubb_og_leder/Leder-kurs/

Kvalitetsklubb:

Lederkompetanse er et nøkkelord for god styring av en klubb. Mange har erfaring fra lederjobber i sine private jobber, noen har lederutdanning og noen har liten eller ingen erfaring som ledere. Alle kan gjøre en god jobb som leder av en fotballklubb. NFFs lederutdanningsstige sikrer at den frivillige får fotballspesifikk lederkompetanse og får nødvendig ballast til å håndtere de utfordringene en vil møte i sin rolle.

NFFs lederkurs inneholder sentrale kompetanseområder for ledernivået i en klubb. Her er flere års erfaring samlet og framstilt for ledelsen i en klubb. Kompetansen man tilegner seg, sikrer en mer interessant arbeidshverdag for den frivillige med økt forståelse for lederrollene.

Rollebeskrivelse kvalitetsklubbansvarlig.

Kvalitetsklubbansvarlig skal:

·     Ha inngående kunnskap omkvalitetsklubb-konseptet og være pådriver for arbeidet med kvalitetsklubb

·      Være klubbens overordnede kontaktperson mot krets og forbund påspørsmål knyttet til konseptet.

·      Overordnet ansvarlig for at relevante dokumenter blir oppdatert årligslik at klubbens kvalitetsklubbstatus

·     Sette kvalitetsklubbkonseptet påagendaen til styret slik at man etterlever de retningslinjene som er lagt

·     Være ansvarlig og pådriver forgjennomføring av egenmelding

Rollebeskrivelse –Fair play ansvarlig

 

·       Klubbenshjemmekamper skal gjennomføres etter NFFs Fair Play kriterier

·       Informasjonvedrørende fair play skal oversendes alle lagledere

·       Deter anskaffet kampvertvester, bannere samt foreldrevett regler.

·       FairPlay er tema på alle møter med trenere/lagledere.  

·       Allelag skal ha en kampvert til sine hjemmekamper. Ansvar påligger lagleder.

·       Laglederog kampvert gjennomfører, sørger for at, punktene på side 27 i fair play heftetfra NFF blir overholdt.

·       Allearrangement blir gjennomført med Fair Play som viktig ballast, og er en avgrunnpilarene ved planlegging og gjennomføring (cup, fotballskole, trening,kampgjennomføring, osv.)

·       Fairplay skal også være i fokus på klubbens hjemmeside og i sosiale medier.  

Instruks for FIKS-ansvarlig

Beskrivelse:
Torvastad IL sin FIKS-ansvarlig skal påse at klubbens ledelse til enhver tid kjennertil alle påkrevde FIKS-oppgaver. 


Hovedmålsetning – sørge for forankring –brukeradministrasjon - brukeropplæring
Oppgaver/Veiledning


Denne funksjonen er lagt inn under daglig leder 

FIKS-ansvarligs oppgaver:


1. Forankring – påse at klubbens ledelse til enhver tid kjenner til alle påkrevde FIKS-oppgaver. Viktig oppgave som gjør ledelsen i stand til å legge dette inn i arbeidsbeskrivelser som klubben jobber etter, og dermed legge til rette for at FIKS blir en naturlig del av klubben. Forankring er også viktig for at klubben skal kunne se at FIKS faktisk gjør at klubbhverdagen blir enklere.


2. Brukeradministrasjon – påse at klubben til enhver tid har personer i klubben med nødvendige ”tilganger” til FIKS. 
Behovet vil variere, men klubben skal ha følgende tilganger til:
a) To personer i administrasjonen med rettighet som ”Klubbadministrator”
b) Alle lagledere (kontaktpersoner) som skal registrere elektroniske kamprapporter med rettighet som ”Klubbruker”

NFF Rogaland  er ansvarlig for å opprette brukere inn underpunkt a).

Brukere med rettighet som ”Klubba dministrator”er ansvarlig for å opprette brukere innunder punkt b).


3. Brukeropplæring – påse at personer med tilgang til FIKS innehar riktig kompetanse til å utføre påkrevde oppgaver.Dette gjøres i samarbeid med klubbens krets kontor.

Skoleringsplan