Klubbhåndbok

Torvastad IL består av vel 700 medlemmer fordelt på fotball, volleyball, innebandy, idrettsskole, orientering, friidrett, ledere, trenere samt støttemedlemmer

Visjon og mål

Torvastad IL består av vel 700 medlemmer fordelt på fotball, volleyball, innebandy, idrettsskole, orientering, friidrett, ledere, trenere samt støttemedlemmer

Verdigrunnlag

Torvastad IL består av vel 700 medlemmer fordelt på fotball, volleyball, innebandy,  idrettsskole, orientering, friidrett, ledere, trenere samt støttemedlemmer

Lov og organisasjonsplan

Torvastad IL består av vel 700 medlemmer fordelt på fotball, volleyball, innebandy,  idrettsskole, orientering, friidrett, ledere, trenere samt støttemedlemmer

Klubbdrift og rutiner

Krav om politiattest i Torvastad Idrettslag

Styret i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) vedtok 10. mars 2008 at hele norsk idrett skal kreve politiattest mot seksuelle overgrep mot barn. Ordningen gjelder for alle som skal utføre oppgaver som i vesentlig grad innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Ordningen trer i kraft 1. januar 2009.

I Torvastad idrettslag blir ordningen håndtert på følgende måte:
Alle ansatte og frivillige som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming skal fremskaffe politiattest.

Dette gjøres i samråd med:
Daglig Leder i Torvastad IL:

Ingolf Steensæs
ingolf@torvastad.no
Tlf: 917 75 660

Klubbens representant har taushetsplikt overfor uvedkommende i forhold til de opplysninger de får kjennskap til.

Politiattesten inneholder kun opplysninger om personen for tiden er siktet/tiltalt eller tidligere ilagt forelegg/dømt for brudd på bestemmelser i straffeloven om seksualforbrytelser overfor barn. Idrettslaget har ikke anledning til å be personen om å innhente politiattest for andre straffbare forhold. Innhenting av politiattest er gratis.

Innhenting på en-to-tre-fire:

Søkeren må ha en bekreftelse utstedt av Torvastad idrettslag v/daglig leder. Last ned og fyll ut bekreftelse politiattest som finnes øverst til høyre på denne siden.
Søknaden om politiattest fylles ut elektronisk på https://attest.politi.no/. Bruk kategori og formål: Frivillige organisasjoner. Signert bekreftelse fra Torvastad IL (TIL) lastes opp som vedlegg på denne elektroniske søknaden. NB! Du trenger bank-id eller innlogging i ID-porten (Min ID) for å gjøre dette.
Politiet sender attesten som ordinær post til den søknaden gjelder for. Den sendes ikke til idrettslaget.
Etter at den søknaden gjelder mottar vedtak fra Politiet, skal politiattest fremvises Daglig Leder TIL. (TIL mottar ikke kopi av dedtak). Torvastad idrettslag skal ikke lagre attesten, men kun få den framvist til gjennomsyn.
Personer som ikke har fremvist politiattest uten merknad, kan ikke settes til oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming.

Økonomi - Plan for Økonomistyring

Økonomiske prinsipp

Den overordnede økonomistrategi er at drift og investeringer skal være selvfinansiert gjennom inntektsbringende tiltak og egenandeler.

  1. Budsjett
  2. Regnskap
  3. Økonomistyring og kontanthåndtering
  4. Bruk av bankkonto
  5. Lagskasse
  6. Regningsbetaling
  7. Bilgodtgjørelse/reiseregning
  8. Økonomiskansvar
  9. Innkreving

Idrettslaget er regnskaps- og revisjonspliktig og følger bestemmelsene i regnskapsloven med tilhørende forskrifter.

Idrettslagets  regnskap skal omfatte alle inntekter og utgifter, også for arrangementer av ikke-sportslig art som tilskudd, gaver lotterier og lignende.

Regnskapsåret skal være 12 måneder og følge kalenderåret.

Regnskapene skal registreres etter regnskapsprinsippet. Det betyr at inntekter skal registreres i den periode de er inntjent og utgifter skal registreres i den periode de er påløpt. Dette innebærer at fordringer, gjeld og andre forpliktelser skal framgå av regnskapet.

Bokførte opplysninger skal være dokumentert. Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering.

Fotballavdelingens regnskap inngår som en del av årsregnskapet til Torvastad IL Årsregnskapet skal bestå av resultatregnskap, balanse og noter. Resultatregnskapet og balansen skal settes opp med sammenligningstall for fjoråret.

(Årsmøtet i idrettslaget fortar den endelige fastsettelsen av årsregnskapet og avgjør hvordan overskudd skal anvendes eller hvordan underskudd skal dekkes.)

Finansiering

Torvastad IL ønsker til enhver tid å ha orden på økonomiske forhold. Den overordnede økonomistrategi er at drift og investeringer skal være selvfinansiert gjennom inntektsbringende tiltak og egenandeler. Vi vil ikke bruke mer penger enn vi har, og vil ikke belaste foreldre og spillere med utlegg som ikke er avtalt.

Idrettslaget  blir finansiert gjennom:

  • Medlemskontingent og treningsavgift
  • Egenandeler
  • Dugnader
  • Sponsorinntekter
  • Tilskudd fra Kommune og f.eks. LAM midler (Lokale Aktivitets Midler)
  • Inntekter fra klubben egne arrangement, basar, lotteri og  sportslige arrangement

Kontingenter

Alle medlemmer  i Torvastad IL skal betale kontingent. Kontingenten består av medlems kontingent og aktivitetskontingent. Årsmøtet vedtar satser for det enkelte år. Ingen spillere har anledning til å trene eller spille kamper uten at kontingenten er betalt. Gjennom kontingenten er spilleren forsikret. Se egen informasjon  om forsikringsordninger. Når kontingent er betalt er en å regne som medlem i Torvastad IL, og en har da stemmerett på årsmøtet. Alle med verv i idrettslaget, også lagledere og trenere er forpliktet til å betale medlemskontingent. Fritak fra å betale kontingent må eventuelt skrives i en egen lønnsavtle/treneravtale. For disse vil (medlems)kontingenten bli betalt av idrettslaget.

Æresmedlemmer blir ikke fakturert for medlemskontingenten

Rabatt/søsken moderasjon. Torvastad idrettslag kan innføre maksbeløp for medlemskontingent og treningsavgift for en familie.

Satser for medlemskontingent og treningsavgift finnes under  KLUBBDRIFT OG RUTINER

Dugnad i Torvastad IL

Dugnadsbasert arbeid er sammen med medlemskontingent den viktigste inntektskilden til idrettslaget. Vi er derfor avhengig av at foreldre/foresatte stiller opp på de dugnadene som idrettslaget kaller inn til.

Arbeidsoppgaver kan variere fra år til år, men informasjon om dugnad skal gå ut i god tid på forhånd. Lagleder/foreldrekontakt har ansvar for å fordele foreldrene på de ulike dugnadene.

Faste dugnader er kiosk vakt ( en til to vakter pr. halvår ?)  og sportslige arrangement som Karmøy Cup, TORVALL, Bjørgenedagen, etc

Det er et ønske om at alle foreldre/foresatte skal bidra med dugnadsinnsats for idrettslaget hvert år

Egenandeler

Ved deltakelse på noen arrangement må det påregnes å betale en egenandel. Eksempel er deltakelse på Norway Cup, Lyngdal Cup Dana Cup og tilsvarende.


Budsjett

Idrettslaget skal hvert år utarbeide budsjett for kommende år. Det budsjetteres på kontonivå, det vil si på et mest mulig detaljert nivå og tilsvarende det som i brukes i resultat regnskapet. Det gjør at avvik lett kan følges opp.

Alle avdelinger i idrettslaget skal utarbeide budsjett og bruke samme kontoklasser.  Til sammen vil alle budsjettene i alle avdelinger utgjøre klubbens totale budsjett, som skal godkjennes som egen sak på årsmøtet.


Økonomistyring

Gode interne rutiner for økonomistyring og etablerte kontrollrutiner er viktig for en sunn økonomi i idrettslaget. Det er hovedstyrets plikt å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering, og dokumentasjon av regnskapsopplysningene.

Torvastad IL har engasjert egen regnskapsfører …………………………………………..

Alle bilag skal attesteres av 2 personer, en fra valgte styrer i avdelingen, og en ansatt

Økonomisk status skal være sak på samtlige Hovedstyremøter. I avdelingenes styremøter skal økonomi settes på saksliste minimum hvert kvartal.

Det er viktig å påpeke at for avdelingens forpliktelser hefter hele idrettslaget, og avdelinger kan ikke representere idrettslaget utad uten styrets godkjennelse. Det vil si at avdelingen (med de ulike lagene) er økonomisk underlagt hovedlagets styre og årsmøte.

Opptak av lån skal være vedtatt på årsmøtet


Bruk av bankkonto

Idrettslaget  disponerer følgende bankkonti:

3361.15.64800           Driftskonto DA        

3361.15.64762           Fotball                      

3361.15.64746           Friidrett                                

3361.15.64770           Innebandy

3361.18.02140           Volleyball                  

3361.15.64797           Orientering                

3361.15.64789           Kartfond O.avd.      

3361.15.64681           Idrettsskolen            

3361.15.64673           Anleggskonto

3361.15.64711           Kontingent                

3361.15.64754           Skattetrekk                

3361.15.68261           Peder S. Idrettsfond

I henhold til NIF’s lov skal bankkonti disponeres av to personer i felleskap. Idrettslagets daglige leder og regnskapsfører  disponerer alle bankkonti.   Alle andre disponenter skal godkjennes av styret.

Idrettslagets bankforbindelse er Skudenes&Aakra sparebank.


Regningsbetaling

Avdelingens (Idrettslagets) sine inngående fakturaer skal attesteres av to personer, før den som disponerer bankkonto kan foreta betaling. Før refusjon av eventuelle kontantutlegg, skal kontantbilaget signeres av to personer før utbetaling.


Lagskasse

Det er ikke tillatt med egne lagskasser i idrettslaget. Ingen lag kan derfor benytte private bankkonti til lagskasse.

All økonomi med tilhørende transaksjoner skal bokføres i idrettslagets regnskap.


Bilgodtgjørelse og reiseregninger

Trenere, lagledere eller andre kan få dekket utgifter til kjøring i forbindelse med oppgaver utført for klubben. Før reiseutgifter kan kreves refundert må det være akseptert av styret. Det skal brukes godkjente bilgodtgjørelses skjema og reiseregninger som er i henhold til lovkrav.


Innkreving og innbetalinger

Innkreving skal alltid gjøres  til idrettslagets bankkonto.  Drifts konto skal benyttes, hvis ikke annen konto er spesifisert.

All kontingent innbetaling til egen konto.

Informasjon og kommunikasjon

Torvastad's viktigste kommunikasjonsplattform er klubbens hjemmeside, www.torvastad.no.  Her kan aktive, tillitsvalgte, medlemmer og interesserte forøvrig finne relevant informasjon om klubben og aktuelle aktiviteter og saker.  Klubben har også en egen Facebook-side som benyttes til de samme formål.  Hjemmesiden og Facebook-siden redigeres av klubbens administrativt ansatte og styreledere

I tillegg er det en oppslagstavle ved inngangen til garderober på klubbhuset som kan benyttes til informasjon om arrangement / kunngjøringer.

Etterhvert vil informasjon om aktiviteter også være tilgjengelig på Info-skjerm i vestibyle både på klubbhuset og i Torvastad Arena

Når det gjelder kommunikasjon med media og offentlighet vil saker som vedrører klubbdrift og klubbpolicy håndteres av daglig leder og / eller styreleder.

Rekrutteringsplan

Torvastad IL skal ha en plan som beskriver hvordan de rekrutterer nye årskull med spillere og hvordan spillerne blir tatt i mot og gitt et likeverdig tilbud

Rekrutteringsansvarlig skal ta kontakt med barnehager i januar til å rekruttere inn de kull som fyller 4 år i løpet av året. I starten av august må rekruteringsansvarlig også rekruttere blant høstens nye skolekull. Ved fylte 11 år vil rekruteringsansvarlig komme inn å informere om overgang mellom barneidretten og ungdomsidretten.

Det er ønskelig at hvert kull opplever noenlunde samme introduksjon til sportshverdagen ved alle oppstarter. Som rekruteringsansvarlig får du hovedansvar for å kartlegge og rekruttere trenere og støtteapparat til de nye årskullene.

Ved det første møtet stiller du gjerne med andre trenere og personell for å starte opp kullets kjennskap til idrett, lek og bevegelse. Dette vil vi gjøre i minimum 3 uker, dette for videreføre våre verdier til de nye trenere og apparater som overtar.

I løpet av høsten/vinteren det første året er det ønskelig at du i samarbeid med klubben gjennomfører et foreldremøte for de nye årskullene. Her er det naturlig at Torvastads verdier, mål og retningslinjer blir presentert, samt kontingenter og annen nyttig informasjon, informer tidlig at trener som tar ansvar vil bli kurset på vegne av Torvastad IL.

I løpet av sesongen skal rekruteringsansvarlig fronte de to hovedarrangementer Torvastad IL jobber med:

- Torvall, Idrettskolesarrangementer med fokus på fotball, friiderett og orientering.  I mai, for barn i alder 4-10 år.

- Tine Fotballskole. I august, for barn fra og med 8 år

Lederkurs

Kursene for alle som har ansvar for å lede andre i klubbhverdagen.

Godt organiserte klubber med riktig kompetanse i alle ledd er den viktigste forutsetningen for mer og bedre fotballaktivitet. Og ingen er viktigere i det arbeidet enn lederne.

En leder i denne sammenhengen er ikke bare styrelederen, men ledere på alle nivåer i den store fotballfamilien. Felles for dem alle er at de har flere rammer og retningslinjer å forholde seg til.

De ytterste rammene er definert av norsk lov og idrettsforbundet. Innenfor dette må klubbene selv definere sine styringsverktøy, sine mål og verdier, sine handlingsplaner og budsjetter. De må gi den enkelte leder et tydelig ansvar og en like tydelig stillingsinstruks. Bare på den måten kan vi alle dra i samme retning og skape fotballglede, muligheter og utfordringer for alle.

Vi vet at klubbledere i fotball-Norge sitter inne med kompetanse og erfaringer som er til stor nytte for andre. Derfor er det laget et kursopplegg som i større grad enn før inspirerer til ettertanke og kunnskapsdeling. Fotballeder 1-3 er en kursstige som gir mange svar, men som også stiller mange spørsmål. Bruk disse spørsmålene aktivt, både til egenrefleksjon, plenumsdiskusjoner og gruppeoppgaver.

Fotballeder 1-3 har fått en undertittel som heter «FORSTÅ – LEDE – UTVIKLE». De tre ordene forteller på korteste måte hva det enkelte kurset handler om. Og rekkefølgen er ikke tilfeldig.

Link til NFFs sider om lederutdanning:

http://www.fotball.no/Utdanning-og-kompetanse/Klubb_og_leder/Leder-kurs/

Kvalitetsklubb:

Lederkompetanse er et nøkkelord for god styring av en klubb. Mange har erfaring fra lederjobber i sine private jobber, noen har lederutdanning og noen har liten eller ingen erfaring som ledere. Alle kan gjøre en god jobb som leder av en fotballklubb. NFFs lederutdanningsstige sikrer at den frivillige får fotballspesifikk lederkompetanse og får nødvendig ballast til å håndtere de utfordringene en vil møte i sin rolle.

NFFs lederkurs inneholder sentrale kompetanseområder for ledernivået i en klubb. Her er flere års erfaring samlet og framstilt for ledelsen i en klubb. Kompetansen man tilegner seg, sikrer en mer interessant arbeidshverdag for den frivillige med økt forståelse for lederrollene.